除了口語之外，文字乃是人際間傳遞消息、表情達意最重要的語言工具。尤其是文字記錄能突破口語傳播在時空上的限制。因此在現今影音傳播科技發明以前，文字記錄一直是傳達人類思想、情感最重要的工具。相較於散文、詩詞、小說等等文章體裁，應用文更為重視彼我雙方溝通的功能性，其中又以書信為最。
書信或稱為書、啟、函、帖、牘、札等等，今日則通稱書信。《文心雕龍‧書記》篇提到：「故書者，舒也。舒布其言，陳之簡牘。」不過從〈書記篇〉所引的材料來看，很多是後代所謂奏章、外交文書，甚至譜籍簿錄書皆在其中。明代吳訥《文章辨體序說》提到：「昔臣僚敷奏，朋舊往復，皆總曰書。近世臣僚上言，名為表奏；惟朋舊之間，則曰書而已。」我們從南朝梁蕭統所編《文選》將前者另列「上書」一類，便可了解其演進過程。
古代流傳的書信文章很多，便於日常生活的交際來往外，也留下了許多名篇佳作，如樂毅〈報燕惠王書〉、司馬遷〈報任安書〉、曹丕〈與朝歌令吳質書〉、嵇康〈與山巨源絕交書〉、丘遲〈與陳伯之書〉、白居易〈與元微之書〉、王安石〈答司馬諫議書〉、袁宏道〈與丘長孺書〉、袁枚〈與稚存論詩書〉及林覺民〈與妻訣別書〉等等。隨著時代不停的演變，生活層面日益廣闊。拜網路電子郵件傳遞便捷之賜，我們可以隨時與世界各地的人士交換訊息、表情達意。但具有一定形式，透過郵寄或傳送等方式遞送到對方手中的書信，仍是人們日常生活與工作中交流思想感情、互通資訊的一種應用文體。
書信就正文內容而言，可用於慶賀、問候、規勸、弔慰、請託、稱謝、婉拒、推薦、邀請、謀職、說理、論學，表達仰慕，甚至是愛意等等。可以說人際間所有往來無不能以書信表達，用途相當廣泛。正因為如此，不同的對象、不同的主題便會衍生出不同的用語與形式。是故撰作書信的需注意以下要領：