公文的意義
所謂「公文」，古稱「官書」或「官文書」，今稱「公文書」或「公務文書」。現行〈公文程式條例〉第1條規定：「稱公文者，謂處理公務之文書。」所謂「處理公務之文書」，一般習稱之意義指：機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書。其範疇較為廣泛，可稱為廣義之公文。至〈刑法〉第十條規定：「稱公文書者，謂公務員職務上制作之文書。」則範疇較狹，可稱為狹義之公文。就廣義之公文言，生為現代人，幾無日不接觸。如政府各機關之公告、納稅通知等，皆與工作或生活息息相關。因此，不僅公務員需精研公文處理，一般商業組織、民間團體可比照辨理，即在學之學生、未就業之家庭主婦亦應具備常識，方不致臨事無措或坐失權益。
公文寫作並不是為了舞文玩法、虛應故事，而是一種維繫團體正常而有效率運作、鎖定責任和時效的管理藝術。如何正確、簡明、一致且迅速的將團體中意見、決策加以溝通、匯整、布達，有賴一套完整、便利而又不產生歧義的語言規則。公文寫作正扮演這樣的角色。同樣的，公文寫作也能反映企業的文化，一個謙恭篤實、簡練和諧的公文寫作品質，不僅能贏得對方的信賴與尊重，在企業團體之中也更能掌握各階層的決策與反應。
公文寫作要省時省事，以達到「簡、淺、明、確」的要求。除文字應清晰曉暢，條理分明外，所提意見或辦法，須力求周詳具體、適切可行。公文寫作的道理也如同人際關係，要合情合理。在重要事項記述上，應避免錯誤和遺漏，觀點亦應避免偏差、歪曲。措詞須切實，勿模稜兩可或套用陳腐之詞。態度則應誠懇謙和，不卑不亢。
公文的種類
根據現行〈公文程式條例〉第2條規定，公文的類別如以下數種：
- 令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
- 呈：對總統有所呈請或報告時用之。
- 咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。
- 函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。
- 公告：各機關對公眾有所宣布時用之。
- 其他公文。
又根據行政院民國93年12月最新修訂的《文書處理手冊》中對於「其他公文」的補充說明，共列舉16項：
- 書函：
- 於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。
- 代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。
- 開會通知單：召集會議時使用。
- 公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成2份並經發話人簽章，以1份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。
- 手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。
- 簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。
- 報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。
- 箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。
- 聘書：聘用人員時使用。
- 證明書：對人、事、物之證明時使用。
- 證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。
- 契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。
- 提案：對會議提出報告或討論事項時使用。
- 紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。
- 節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。
- 說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。
- 定型化表單。
其中又以函、開會通知單、簽、報告等最常運用，初學者宜先熟悉體例。
如果依使用時機與行文系統來區分，則有上行文、平行文、下行文的不同：
- 上行文：為下級機關向所屬上級機關及其他高級機關所為意思表示之文書，如前文提到的「呈」即是。
- 平行文：為同級機關相互對待所為意思表示之文書，如前文提到的「咨」即是。至於「公告」用以曉示、宣告、示禁或徵求，則亦當屬平行文。
- 下行文：為上級機關對所屬下級機關及所為意思表示之文書，如前文提到的「令」。
至於「函」，則依其使用時機不同，上行文、平行文、下行文均可使用，惟其中措辭有所差異。